董事长办公室秘书岗位职责及工作流程

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董事长办公室秘书岗位职责及工作流程

 

工作内容

工作要求

工作流程

一、             办公室

内  务

1、办公环境

明亮整洁

一尘不染

家具摆放整齐

办公桌无文件累积

文件整齐规范

图书排放整齐

1、  每天准时上班。

2、  开窗通风。

3、  清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、  清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、  为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。

6、  每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、  及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

8、  每两周吸尘一次。

2、文件管理

流程齐全

分类合理

处理及时

管理规范

1、  对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、  外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。

3、  内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

4、  外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

5、  内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

6、  公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

7、  重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

8、  每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9、  根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼

热情接待

1、  笑脸相迎，茶水相待。

2、  询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

3、  索要名片。

4、  及时向董事长请示。

5、  按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

6、  根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

1、  董事会

准备充分

安排周全

接待周到

组织完善

1、  会议议程的拟定。

2、  确定与会人员。

3、  会议通知起草和发送。

4、  会议文件的准备。

5、  会议场所的确认及会场布置。