新春交响音乐会筹备方案
为答谢广大客户，利用“两节”的良好时机搞好我×的客户关系营销，持续创建“××之声”音乐会的品牌，×××决定于20**年×月××日举办20**年“××之声”新春交响音乐会。
一、音乐会时间
20**年×月×日（星期×）
二、音乐会地点
××大会堂
经充分计算，可有400个停车位，基本可满足客户停车需要，××内车辆除×××和各××统一接送的车辆外，其他员工车辆需严格限制入内停放。
三、音乐会演出单位
中国××乐团 指挥：××
（乐团简介：
该乐团是……代表了中国音乐家在交响音乐演奏领域所达到的崭新水准。）
四、 音乐会的参加人员
××、××局、××专员办有关领导
区政府有关部门领导
我××重点客户
我××××领导、各部室领导、各直属××部领导、客户经理
各大新闻媒体记者。
音乐会的座位票为×444张，仍采取全部对票入座方式。
五、音乐会的组织领导
20**年“××之声”新春交响音乐会由×××统一组织，各直属××部配合。×××成立音乐会领导小组，小组成员如下：
组长：
副组长：
小组成员：
领导小组下设会务组、安全保卫组和后勤组。
总协调：
会务组组长：
成员：
会务组的职责：×、负责制定晚会的组织方案；2、负责××领导致辞的撰写；3、负责协调各组的工作；4、负责落实晚会场地；5、负责邀请函、节目单、入场券、宣传广告语、纪念册的设计及审定工作；6、负责音乐会的票务工作；7、负责晚会现场布置的指导、落实工作；8、负责与经纪公司、乐团的沟通；9、负责晚会的宣传报道工作；×0、负责晚会礼仪安排等事宜。
安全保卫组组长：
成员：
安全保卫组职责：×、负责与交警部门联系、落实晚会停车问题；2、负责制定晚会安全预案；3、负责晚会安全保卫工作；4、负责与晚会相关的其它安全事宜。
后勤组组长：
组员： 等
后勤组职责：负责晚会车辆的调度安排等。
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六、 音乐会的日程安排（一）乐团的全部食宿、演出、往返、安全等事宜由经纪公司负责。
（二）20**年×月×日，邀请函、节目单、入场券分发到×××各部门。
（三）20**年×月×日前×××各部门完成嘉宾邀请工作。×月×日召开×××各部门、××部负责人会议，对音乐会接待工作进××总动员。
（四）20**年×月×日下午，后勤组安排一辆小车， 主任、 副主任等前往机场迎接乐团领导。
（五）20**年×月×日晚上，办公室主任、副主任陪同××× ××长与乐团领导共进晚餐。后勤组安排饭店包厢。
（六）20**年×月×日上午，会场内景布置完毕（包括安装背景画面、指示牌、悬挂横额等。
（七）×月×日下午，在人大会堂前门升起宣传气球，安装彩旗、花篮、欢迎横额等。
（八）×月××日晚上7:×0,安排车辆送我××领导及部门与会人员前往会堂（两别克一中巴两面包）。
（九）×月××日晚上7:30前，××所有陪同人员全部到达会堂迎接嘉宾。
（十）×月××日晚上需要16名礼仪小姐：其中6名礼仪小姐在礼堂前门台阶上站立（八字形每边3名），接待台处需6名礼仪小姐和工作人员负责分发饮料和纪念品，会堂内左右入口处各有2名礼仪小姐引导进入。
（十一）保卫组争取市交警部门支持，×月××日晚帮助疏导交通；保卫组与市人大有关部门协商，请市消防中队派出6名消防人员到演出现场；并安排我×××6名保安整装疏导现场交通。
（十二）×月××日晚上8:30，音乐会正式开始，由×××××同志致辞后，即进入正式演出。
（十三）×月××日晚上约×0:30,音乐会结束，××所有陪同人员陪同嘉宾离开会场并协助维持秩序，争取市交警部门的帮助，尽快疏散人员。
（十四）×月××日晚上约×0:45,××全体××领导与乐团领导及主要成员共进夜宵，并请乐团指挥等为我××留下墨宝。
七、 音乐会的礼仪要求
（一）邀请嘉宾工作
由于今年是“××之声”新春交响音乐的五周年，同时我××此次邀请到的是国内排名第一的中国乐团为我××演出，为确保演出圆满成功，使本届音乐会成为精品中的精品，各部门、各××部务必高度重视嘉宾邀请工作，力争邀请到的嘉宾都能届时出席。
×2月25日前，会务组根据往年情况先提出入场券分配方案，报××领导审定。×月4日，会务组将音乐会的入场券和节目单发到各部室，由各部室、××部客户经理送给嘉宾，各部室、各××部领导必须实××分工负责制，直接掌握目标客户邀请的情况，对重点客户要亲自掌握、邀请、跟踪、接送，做到“人盯人”， 每位客户要落实具体联系的×××部门领导、二级××部领导和客户经理三级人员。各××部和各部室必须将送票的情况和出席晚会的客户名单反馈到×××各相关部室，再由各处室于×月 日前汇总反馈到会务组同志处。
（二）接送嘉宾工作
全体陪同人员必须于×月××日×9:30前到达人民会堂恭候嘉宾，要求全部穿深色西装、扎领带。各部门邀请的来宾必须由各部门指派客户经理或员工实××一对一接待。
客户经理要保持与所接客户的联系，了解其××车路线和下车地点，在第一时间接到客户，之后介绍给各部门领导，由部门领导引领客户到大堂内与×××领导见面握手。×××领导全部在会堂正门口列队迎宾，××领导与客户亲切握手时，要有专人负责照相。礼毕，客户经理要引导客户领取饮料、纪念品→引领客户留影→引领客户入席，如客户单独前来的，要陪同客户直至演出开始。要做到每位嘉宾都有我××部门领导或二级××部领导及客户经理迎送、陪同。为便于引领客户，客户经理要提前熟悉场地。
除统一接送的车辆外，我××人员所有车辆不得停放在现场。（详见乘车通知）
所有车辆要听从保卫部门安排停放，由我××保安协助疏导和看管。各客户经理负责引导嘉宾进入音乐厅，后勤组必须派出10名以上保安在门口停车处引导嘉宾车辆，一旦嘉宾下车，必须有保安负责指挥其车辆停放。对于自驾车的嘉宾，则先指挥停车，再由我××客户经理引领到××领导面前。
部分重点嘉宾由×××部室领导和直属××部领导陪同，我××客户经理座位在音乐厅两侧，各客户经理要及时注意所联系的嘉宾的举动，如有提前离场的，要陪送上车。
音乐会结束时，客户经理要陪送嘉宾有秩序地离场，并协助疏导车辆。嘉宾没有离场的，客户经理不得提前离场。
八、 其它工作要求
（一）晚会所需车辆数由会务组提出，后勤组安排。要求后勤组对车辆编好序号、确定司机，会务组落实每一辆车都有专人负责招呼与会人员上车。
（二）×6名礼仪小姐由广告公司提供，穿旗袍、挂××绶带，由 负责现场指挥，同时准备三束鲜花（广告公司负责）。
（三）制作精美的邀请函、入场券、工作证等，由会务组监督广告公司完成，20**年×月日前制作完毕。
（四）现场布置及其所必须的报批手续由会务组督促广告公司完成。场内横额的内容是：舞台背景幕布：20**年“××之声”新春交响音乐会；二楼：衷心感谢社会各界对××事业的大力支持！；玄关背景板：20**年“××之声”新春交响音乐会；场外布置的内容是：气球：衷心感谢社会各界对××事业的大力支持！；热烈欢迎社会各界嘉宾出席“××之声” 新春交响音乐会！；会堂大门上方：热烈欢迎社会各界嘉宾出席“××之声” 新春交响音乐会！
（五）现场交通疏导由安全保卫组联系区人大礼堂警卫及市交警部门给予支持。
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