档案事业如何拓展新的服务领域

档案事业如何拓展新的服务领域

适时公布现行公开文件，建立公开文件利用中心是档案馆服务功能的延伸和拓展     

谋求档案事业的快速发展，是摆在档案工作者面前的一项新的任务和考验，档案部门服务机制创新是新时期对档案工作发展的必然要求，也是档案事业发展的永恒主题。那么如何拓展新的服务领域，寻找新的切入点，笔者认为，是否可以从这两个方面着手：

一、拓展档案服务领域，适时公布现行公开文件

在世贸组织协定的29个独立法律文件中，信息公开是贯穿多边贸易体制的基本要求。目前，我们开展的政务公开，政府审批制度改革，政府机关清理现行的各种行政法规和规范性文件等各项工作，都是为此做的准备工作。信息公开不仅是贸易经济发展的必然要求，也是政府保障公民权的一项基本义务。公民对政府和公共部门拥有的公共信息享有知情权。

档案馆作为党和国家保存档案的基地，有责任和义务向社会公布档案，《国家档案法实施办法》也把这个权力赋予了档案馆，现在绝大多数档案馆公布档案的方式，是在档案保管满三十年后，经审查对不具备保密价值的档案向社会开放。事实上，许多档案（文件）在形成之日起，就属于应对公众公开的规范性文件，按照信息公开的原则，这些文件应当向利益关系人和公众公开。但是，由于这些文件已经进馆，并且没满三十年，所以还不在开放之列。在我国，无论是理论界还是实际工作中，公文与档案的分界在于归档，而不在于文件是否有现行效力。因此，目前保存在档案馆中的档案，就会有许多有“现行效力”的规范性文件，对于这类档案文件的公布问题，应是档案馆拓展利用工作的一个新课题。

二、以档案馆为依托，建立现行公开文件利用中心

以档案馆为依托，建立现行公开文件利用中心，可以说是我国档案馆事业的一项开拓性工作，它将对档案馆事业产生极其深远的影响。

首先，建立现行公开文件中心，有利于满足社会各界查阅利用现行公开文件资料的社会需求，增强了政府决策的透明度，使公民真正享受了宪法所赋予的知情权。

现代社会是信息社会，人民群众需要及时了解，掌握各级党委、政府及其各部门制发的关于政策、法规、公益、服务性的现行文件，而传统意义上的档案馆无法满足这一社会需求，因为它保存提供的都是十几年乃至几十年前的历史信息。这些现行文件均保存在各级各类档案室，而档案室只负责内部查阅，并无向社会提供利用的职责和义务。这样，社会各界对现行文件资料的广泛需求，实际上处于无人问津的状况，形成了社会服务领域的一大空缺，而建立现行公开文件利用中心，则解决了这个问题。

其次，从我国档案管理体制来看，这项工作依托于档案馆是比较适合的。档案馆的社会服务功能和作为国家档案永久保存基地的职责，使档案馆与其他部门相比，更适于担当这一工作。

事实上，我们馆在80年代中期，对这项工作曾经有过尝试。当时在利用工作中感觉到，对于上三级文件，即中共中央、国务院、省委、省政府及市委、市政府的所谓红头文件，查阅量大，尤其是政策、法规类文件，利用者需求频繁。为此，我们专门向市委请示，将上级下发及本级颁发的全部文件，发文时每份同时给档案馆三套。档案馆根据利用者的需求，将这三套文件按照年代——作者——文号、年代——作者——问题等不同方式进行组卷，以满足不同的检索和利用需要。这项工作经市委批准后，从1987年左右开始试行，坚持了大约四、五年的时间。当时这项工作放在编研科，这些现行文件是作为档案编研成果来提供利用的。当时，主要是对党政机关提供利用。

我们现在建立现行公开文件利用中心，首先必须获得市委、市政府的支持，获得市委、市政府的授权。文件材料的收集应该是政府行为，各种现行公开文件向档案馆报送，应该以制度的形式固定下来。确保文件收集渠道的及时、畅通，保证文件的齐全、完整，是现行公开文件利用中心成功的一半；而规范有序的管理，检索工具的及时编制，窗口提供利用的满意服务，则是其成功的另一半。

以档案馆为依托，建立现行公开文件利用中心，对于档案馆工作来说将有一个极大的拓展，它将促使档案馆真正成为国家信息化建设的主体。

同时，建立现行公开文件利用中心，对于档案馆的各项基础工作都将产生巨大的推动作用。比如说：现行文件的接收、管理，检索工具的编制，窗口提供利用以及网上公布等等，都有比较强的时效性要求，要求档案馆各项基础工作与之相适应。另外，还有一个与文件制发部门的协调问题。

综上所述，适时公布现行公开文件，建立现行公开文件利用中心是档案馆服务功能的延伸和拓展。它对档案学传统理论和传统的工作方式，都将是一个突破，因此，也需要我们在理论和实践的创新中不断完善它、规范它。

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